11月中旬，港闸法院审管办会同档案室对该院2008年已归档的案件卷宗进行了抽卷评查。通过评查发现，档案卷宗的整体质量态势平稳，但仍然存在一些不可忽视的问题，为进一步提高卷宗质量，该院对存在问题的原因进行分析并提出相应的建议。

    一、存在的问题

   1.卷面卷内不够整洁。卷宗封面要求字迹工整无涂改，项目填写齐全，装订整齐划一。但少数书记员未坚持这一规定，字迹潦草，涂改随意，漏填乱填项目，有的像案号这样的关键项目居然和卷内不同，少数书记员至今仍然搞不清“保管期限”的区分标准，卷内页码涂改的就更多。

    2.A3规格纸的折叠不规范。小于A4的纸张可以黏贴在A4纸上，这一点大家都能做好。对于A4以上纸张如何折叠，有的书记员做得就不够规范，许多人将A3纸向外对折成A4大小形成正反两面直接装订。正确做法应将A3纸向内对折后将上面的一半再反向对折（即A3纸的四分之一）成A4纸张大小，将A3纸的一侧边装订即可，这样做便于今后将卷内A3纸展开复印。

    3.票据黏贴重叠、松散。这个问题在民事案件特别是道路交通事故人身损害赔偿纠纷中较为普遍，轻则影响理赔时的复印件的清晰度和完整性，严重时甚至发生过票据散落的现象。

    4.证物袋内未放法律文书或缺证物袋。证物袋要求放置三份法律文书（含执行案件），且多次强调，但仍还有庭室未能做到。有的卷宗甚至不装订证物袋，导致结案后形成的材料（当事人来信、申诉函件、上级批复等等）无处可放，存在乱插乱贴现象，存在极大的安全隐患。

    二、原因分析和对策建议

    1.源头把关不严。审判人员对当事人提供证据的载体未认真审查，使诸如大量张贴不规范的票据等不符合装订标准的证据流入，影响了后面的装订。建议控制源头，要求证据提供方使用标准纸张，留出装订位置，分类逐一张贴，保证票据上下不覆盖、不超越纸张大小。这样既有利于案件质证，也方便今后的装订和复印。

    2.书记员业务不够熟练。新招录的书记员（速录员）主要精力在记录上，档案业务还不熟悉，有限的一两次培训内容多，难以面面俱到，因此建议加大对书记员进行卷宗装订的专项培训，将装订注意事项形成书面材料发放到每个人手中。

    3、“传帮带”作用的弱化。卷宗装订工作主要由书记员完成，随着案多人少矛盾的加剧，书记员开庭工作量加大，装订卷宗的时间较少，影响了卷宗装订质量。书记员（速录员）的岗位知识积累除了培训还需要老同志进行经验传授、手把手的演示和日常答疑，因此建议审判人员应将老一辈的光荣传统发扬下去，做好身边书记员（速录员）的“传帮带”工作。

    4、责任心有待进一步加强。卷宗从立卷开始，要经历筛选、分类、补正、编码、装订、检查等几道环节，虽然不复杂，但同样需要严谨的工作作风。只要书记员（速录员）、审判员和庭室领导认真负责，互相配合，发生差错的几率应该不高。但有一些问题反复出现，甚至连续数年一直发生，这说明工作还没有做细，责任意识有待进一步增强。